Projectwerking bestaat uit verschillende gesprekken met diverse medewerkers, ze brengen uiteenlopende perspectieven, kennis en belangen samen. Elk gesprek wordt door een helder visueel werkmodel [*] herkend, geselecteerd en versterkt (of genegeerd). Beslissingen, acties en een gevoel van een zinvol doel groeien uit deze gesprekken. Zo krijgen relevante bijdragen een plaats en wordt ruis verminderd.
Organiseer de Communicatie voor Ontwikkeling.
Goed georganiseerde Visuele Communicatie maakt het mogelijk dat de projectwerkgroep situaties vanuit ieders perspectief moet kunnen schetsen, vergelijken en verbinden. Dit vormt het essentieel onderdeel van het projectproces.
Maak dat ALLE verwachtingen en gedachten op tafel komen
De projectopdrachtgever initieert het project aan het kernteam, schetst de situatie en motiveert wat gerealiseerd moet worden vanuit de verwachtingen van klant, gebruiker en business.
Een kernteam – verantwoordelijk voor design, technologie, kwaliteit en organisatie – vertaalt dit naar een systeemschets. Daarmee worden de echte noden zichtbaar evenals wat je daarvoor kunt maken en wat je daarvoor nodig hebt.
Praktische tools:
- Projectopdracht Bord: een visuele representatie van wat je wilt realiseren, inclusief verwachtingen, randvoorwaarden en het ‘waarom’. De context van de opdracht komt dan op tafel in de vorm van een situatieschets die de omgeving laat zien waarvoor een oplossing nodig is. Het projectopdracht BORD en de situatieschets vormen samen de referentiepunten voor verdere ontwikkeling. Het is belangrijk je bedoelingen vooraf duidelijk te maken. (uitgangspositie).
- Systeem-contextschets(en): visuele representatie(s) van wat je kunt ontwikkelen.
- De ProjectTafel: een visueel gedefinieerde werkruimte (werkmodel voor projectwerking). Uitgangspunt voor communicatie:
wat ligt er op tafel, waarom doen we dit project.
Schets ELKE BIJDRAGE en EXPLOREER hoe WAARDEVOL die is
Het kernteam verwerkt de continue stroom aan informatie uit twee richtingen:
- van klanten en gebruikers, met de focus op waarde,
- van het experten netwerk voor ontwikkeling, met de focus op resultaat.
Deze input krijgt een plaats binnen de projectcontext. Het kernteam gaat er niet meteen mee aan de slag, maar toetst de informatie eerst aan de projectopdracht.
Praktische tools:
- De situatie-context schets: is een model van gedachten, informatie of kennis met de totale omgeving waarin iets zijn betekenis krijgt. Eenvoudig te maken met papier en pen.
- De Review: een methodische manier van reflectie.
- De ProjectTafel: uitgangspunt voor communicatie: wat niet op tafel komt, hoort niet bij het project; wat wél op tafel komt, is vertrouwelijk.
Geef ELKE RELEVANTE BIJDRAGE een plaats in een SYSTEEM SCHETS
Het kernteam werkt elke relevante situatie uit in een update van het systeem in ontwikkeling. Daarbij worden noden en mogelijke acties verkend en gevalideerd met zowel de gebruiker/klant als het experten netwerk van de ontwikkeling.
Praktische tools:
- Systeem-contextschets: een model van wat in ontwikkeling is. Dit kan eenvoudig gemaakt worden met pen en papier, eventueel voortbouwend op een bestaand model.
- De ProjectTafel: uitgangspunt voor communicatie: wat ligt er op tafel, wat is nieuw, en wie moet geïnformeerd worden.
Organiseer verdere Ontwikkeling en Communicatie
Het kernteam bepaalt vanuit de systeemschets welke vraag centraal staat en hoe die wordt aangepakt. In overleg met de belanghebbenden wordt afgesproken welk werk op tafel ligt. Het kernteam stimuleert verbinding met kennis buiten de werkgroep en voorkomt dat niet-betrokkenen onnodig tussenkomen in de gang van zaken.
Praktische tools:
- Model-Event-Plan: een visuele modelstrategie. Een plan van werkende modellen die moeten worden gemaakt met de verwachte kwaliteit en leverdatum, gekoppeld aan events (show & review momenten, tests, opleiding, promotie, oplevering).
- Werk Bord: een visuele weergave van de lopende werkzaamheden.
- De Projecttafel: uitgangspunt voor communicatie: de synchronisatie met de projectopdracht, de strategie en de acties.
Communicatie vindt plaats tussen het visuele model en de gesprekspartners
! en niet tussen de gesprekspartners onderling !
Communicatie is de interactie van de werkgroep met het visuele kader (werkmodel, situatieschets of systeemschets), niet zomaar door elkaar praten of het uitwisselen van losse berichten.
Communicatie verloopt altijd tussen minstens drie elementen: twee betrokkenen bij het project en een visueel model. Zo ontstaat een echte dialoog die fascineert, nieuwsgierigheid wekt en het gesprek betekenisvol maakt.
Zonder dit principe dreigt het project te ontsporen in fragmentatie.