Voor projectwerking is een werkruimte nodig waar je zowel individueel als samen kunt werken – zonder dat er vergaderd moet worden. Alles wat nodig is voor een consistente projectaanpak moet in één oogopslag zichtbaar en begrijpelijk zijn:
• wat je wilt realiseren, en waarom
• hoe je dat aanpakt
• wie wat inbrengt en realiseert
• wat de laatste stand van zaken is
Creëer hiervoor een visueel gedefinieerde werkruimte - fysiek en virtueel - zoals weergegeven in de figuur:
De ovale tafel symboliseert de brug tussen klant of gebruiker en de ontwikkeling door actieve medewerkers.
- Maak een klein kernteam verantwoordelijk
Centraal staat een kernteam van minimaal twee en maximaal vier personen. Zij nemen verantwoordelijkheid op voor één of meer van de vier kernexpertises en organiseren de communicatie.
- Vorm de projectwerkgroep
De klant en externe bijdragers zijn denkbeeldig vertegenwoordigd aan de uiteinden van de tafel. Samen met het kernteam vormen zij de projectwerkgroep.
- Maak de beheersinstrumenten
Aan de tafel gebruik je drie vaste visuele elementen:
– een duidelijk beeld van de verwachtingen
– een werkstrategie met bijhorende activiteiten
– een actueel model van het gerealiseerde werk (fysiek of digitaal)
Visuele communicatie stelt de projectwerkgroep in staat situaties te schetsen vanuit ieders perspectief. Dit is een essentieel onderdeel van het projectproces.
De ‘Project-Tafel’-opstelling vertaalt projectwerking naar een helder, visueel werkmodel.
Het is een doordachte werkvorm die focust op energie, verbinding en verantwoordelijkheid. In één oogopslag toont deze setting – fysiek én virtueel – de vorm en kenmerken van een consistente projectaanpak.
De visualisatie stimuleert efficiënt werken zonder vergaderingen en ondersteunt besluitvorming rekening houdend met verschillende werkstijlen. Zo blijft iedereen mee en betrokken.