De communicatie binnen projectwerk, waarbij een werkgroep een systeem ontwikkelt, kan op een manier worden ingericht die voor iedereen begrijpelijk en toegankelijk is. Dit kan door te denken in modellen en systemen en door gebruik te maken van een visuele taal die zowel technische als niet-technische betrokkenen begrijpen.
Het model dat hierbij wordt bedoeld, is een handmatige schets van hoe je de dingen ziet. Deze schets kan worden gemaakt op een leeg blad of door een bestaand model aan te passen. Het bevat zowel visuele als tekstuele elementen om de context te verduidelijken.
De kenmerken van een systeem, zoals structuur, functionaliteit, omgevingsfactoren en prestaties, worden in het model inzichtelijk gemaakt. Met behulp van pictogrammen en korte teksten kan de schets snel worden opgezet, zelfs tijdens een dynamisch gesprek.
Dit maakt het model een effectief middel om inzichten te communiceren en voorkomt miscommunicatie door het gebruik van technisch jargon of doordat mensen zich moeilijk verstaanbaar maken.
Zo pas je het toe
Laat ZIEN hoe je de dingen ziet - schets de situatie en context.
Schets hoe jij een situatie ziet en ontdek op basis van dit beeld het thema dat je verder wilt uitwerken of op tafel wilt brengen. Maak gebruik van pictogrammen en korte teksten die de betekenis van de dingen op de schets toelichten.
Toon jouw inzicht door een gesprek te leiden aan de hand van het model en houd daarbij de focus op de situatie die je schetst, zonder je te laten onderbreken.
Leg de situatie uit (wat, wie, waar, wanneer, waarom, hoe, hoeveel) en laat anderen deelnemen om deze te begrijpen als een systeem. Focus hierbij op inzicht, niet op het creëren van oplossingen voor de situatie, en stel kennisdeling en kritiek voorlopig uit.
Gebruik het model als centraal referentiepunt voor verdere communicatie.
Communiceer, met focus op het referentiemodel, voor onderzoek de noden (een behoefte, een tekort) vanuit ervaring en kennis. Toets de waarde van de inzichten met doelstellingen van zowel bedrijf en klant. Bepaal wat je maakt en doet voor verdere ontwikkeling.
Het gebruik van een visuele taal zorgt voor:
Betere samenwerking: Iedereen heeft hetzelfde referentiepunt.
Snellere besluitvorming: Misverstanden worden voorkomen en discussies zijn effectiever.
Meer impact: Jouw inzichten worden niet alleen gehoord, maar ook begrepen en gewaardeerd.
Laat zien wat je bedoelt in projectwerken. Experimenteer en ontdek hoe het jouw communicatie verbeterd.